5 tips om meer inzichten uit je data te halen

Steeds meer systemen en platformen bieden mogelijkheden om gemakkelijk en snel de data in te zien die voortkomt uit het gebruik van deze platformen. Of het nu gaat om het aantal bezoekers op je website, de snelheid waarop klanten antwoord krijgen op vragen, of de productiviteit van jezelf of je medewerkers. Met een paar klikken krijg je een overzicht te zien van alle gegevens die het systeem opslaat; tientallen grafieken en cijfers. De eerste keer dat je ze ziet zul je ze nauwkeurig bestuderen. Maar, wat zegt al die data nu eigenlijk?

 

Voor een globaal idee van de effectiviteit van jouw service en producten op het platform zijn dit nuttige cijfers, en de eerste paar weken zul je ze blijven bekijken, om te monitoren hoe het gaat. Maar na verloop van tijd zul je ze waarschijnlijk enkel nog vluchtig bekijken, omdat alles toch wel ‘ok’ gaat, en deze cijfers op zichzelf toch ook niet zo heel veel blijken te zeggen.

 

Cijfers en grafieken

Hoewel het bekijken van automatische, gestandaardiseerde rapportages uit grote systemen of platformen vaak een nuttige en effectieve tijdsbesteding lijkt te zijn, zegt een bulk aan cijfers en grafieken op zichzelf helemaal niet zoveel. Elke actie die een systeem opslaat maakt deel uit van het proces waarvoor jij het systeem hebt ingericht, of dit nu het genereren van leads, aankopen of website bezoeken zijn, of het bieden van een service is.

Het vervolgens bekijken van een visueel aantrekkelijk overzicht van gemiddeldes of totalen van deze acties, los van elkaar, zal je weinig helpen bij het inzichtelijk krijgen van wat er nog te verbeteren valt. Bovendien worden al die acties ook beïnvloedt door gebeurtenissen van buitenaf, waar het systeem geen weet van heeft. Het is bij het bekijken en interpreteren van deze data daarom altijd belangrijk om je niet blind te staren op grafieken alleen. Hieronder vind je daarom de top vijf van zaken die jij kunt doen of waar je rekening mee kunt houden om meer inzichten uit jouw data te halen.

 

Hoe haal je meer inzichten uit je data?

Tip 1. Zorg voor een doel

Bedenk wat je wilt verbeteren aan je proces, producten of service. Probeer eerst zo breed mogelijk te denken; er kan vaak meer met de data dan je denkt. Als je direct iets heel specifieks bedenkt zie je andere gerelateerde zaken wellicht over het hoofd. Wanneer je duidelijk hebt wat je wilt bereiken met het interpreteren van de data, bedenk dan wat voor data je hier allemaal voor nodig hebt. Kijk welke van de benodigde data daadwerkelijk aanwezig is in je systeem. Wanneer bepaalde data ontbreekt, deel je hoofddoel/hoofdvraag dan op in kleinere subvragen. Wellicht kun je inzicht krijgen in deze losse subvragen door het beantwoorden van de anderen, data uit een ander systeem te bekijken, of openbare data te gebruiken.

 

Tip 2. Automatiseer

Als je weet wat je wilt inzien, en welke data je daarvoor nodig hebt, wil je dit elke week of maand opnieuw bekijken, om de voortgang in te kunnen zien. Dit betekent dat je elke keer dezelfde verbanden in de data zult willen leggen. Het is daarom handig in een programma als Excel of PowerBI alvast een opzet klaar te hebben staan, waarmee je verbanden in de data snel kunt leggen. Met name PowerBI is hier ideaal voor, omdat je maar één keer alle stappen en verbanden hoeft vast te leggen, en dit daarna bij elk nieuw databestand automatisch wordt gedaan.

 

Tip 3. Gebruik data van buitenaf

Er zijn veel externe gebeurtenissen die jouw business, en daarmee jouw data, beïnvloeden. Denk aan nieuwsberichten over je merk, reviews van je producten of verschillende periodes in het jaar zoals de seizoenen of vakantieperiodes. De kans is groot dat je hier geen daadwerkelijke data(-exports) van kunt krijgen. Schrijf de inzichten die je haalt uit deze gebeurtenissen dan gewoon overzichtelijk op, of houdt ze in je achterhoofd wanneer je de data uit jouw systeem bekijkt.

 

Tip 4. Blijf kritisch

Denk elke keer dat je jouw grafieken of rapportage maakt na over wat er beter kan of welke onderdelen misschien overbodig zijn geworden. Net zoals met algemene grafieken die de systemen je voorschotelen zul je merken dat ook bij je eigen grafieken de aandacht afneemt als je niet kritisch blijft nadenken over verbeteringen. Plan eens in de zoveel tijd een moment in om te kijken naar de door jouw getrokken conclusies; zijn ze nog steeds relevant of moet je meer of juist minder data gaan gebruiken? Dit samen met andere mensen doen is het beste; iedereen interpreteert zaken weer anders en heeft andere ideeën.

 

Tip 5. Denk zelf na

Dit klinkt heel simpel maar is eigenlijk de rode draad van alle tips voor het werken met data. Doordat je een breder beeld hebt van wat er speelt in jouw bedrijf en de business in het algemeen, kun je conclusies trekken die een systeem nooit zou kunnen. Als je informatie die het systeem niet heeft combineert met de data daaruit, kun je de meest nuttige inzichten verwerven.

Hoewel het nuttig lijkt om toegang te hebben tot zoveel mogelijk data, zorgt een grote hoeveelheid vaak tot meer verwarring dan verduidelijking. Er zijn steeds meer systemen die zelf data groeperen en visualiseren, maar hier nuttige conclusies uittrekken is iets wat je nog steeds het beste zelf kunt doen.

Bij RIFF werken we met intuïtieve systemen, automatisering en AI, maar behouden we altijd de focus op het menselijke aspect. Hoe je als mens met de systemen en data omgaat, is wat uiteindelijk bepaalt hoeveel meerwaarde jij je klant kunt bieden.

Meer weten?

Wil je meer weten? Neem dan contact met ons op!

Partners