Verhoog de productiviteit van (web development) teams

Redactie
Op dit blog schrijven we voornamelijk over internet marketing gerelateerde onderwerpen. Maar het moge duidelijk zijn dat het allemaal begint bij een website; zonder website geen internet marketing.

De ontwikkeling van websites wordt vaak uitbesteed aan gespecialiseerde bureaus, maar met name bij grotere internet spelers vindt de ontwikkeling in-house plaats. Maar hoe dan ook, vrijwel altijd is de uitdaging: maximale productiviteit uit je web development team halen.

Dit is een thema waar ik zelf al jaren mee te maken heb en ik stuitte onlangs op een interessante presentatie die veel van mijn bevindingen bevestigt. Hier volgt een korte samenvatting. Let wel, veel van onderstaande is ook relevant voor teams die zich niet bezighouden met web development.

8 experimenten om de productiviteit te verhogen

1. Wat gebeurt er als mensen langer werken?

Een middel dat vaak wordt ingezet om de productiviteit te verhogen is overwerk. Echter, uitgebreide studies van Ford hebben aangetoond dat een 40-urige werkweek optimaal is voor de productiviteit. Laat je werknemers 60 uur per week werken, dan resulteert dat in eerste instantie in een verhoging van de productiviteit, maar na 3-4 weken zal een negatief effect ontstaan.

2. Wat gebeurt er als met tussenpozen langer gewerkt wordt?

Op basis van bovenstaande zou je kunnen concluderen dat bijvoorbeeld een week overwerken afgewisseld met een 40-urige werkweek een positief effect zal hebben. Echter, ook dit blijkt uiteindelijk een negatief uit te pakken. Na een periode van overwerk zakt de productiviteit altijd tijdelijk in, waarbij het netto resultaat over het algemeen negatief is.

Als de 40 uren op een andere manier over de week verdeeld worden, bijvoorbeeld 4 dagen van 10 uur en 3 dagen vrij, dan kan dit wel een positief effect hebben op de productiviteit en het verzuim kan afnemen.

3. Gelden dezelfde conclusies voor kenniswerkers?

Bij taken die creativiteit of probleemoplossend vermogen vereisen blijkt dat de productiviteit al na 35 uur per week begint af te nemen. Vermoeidheid en overwerken hebben bij kenniswerkers een groter effect dan bij anderen. Voldoende ontspanning en slaap zijn cruciaal.

4. Zijn er uitzonderingen?

Veel mensen beweren dat ze makkelijk zonder problemen structureel kunnen overwerken, waarbij ze de perceptie hebben meer werk gedaan te krijgen. Echter, experimenten hebben aangetoond dat het ook bij deze groep blijft bij perceptie. De daadwerkelijke productiviteit ligt lager dan wat de betrokkenen ervaren. Ook worden negatieve effecten door gemaakte fouten, verkeerde beslissingen en gemiste kansen vaak niet opgemerkt. Met andere woorden, er zijn geen uitzonderingen; overwerken loont niet.

5. Wat is de ideale teamgrootte?

De consensus van verschillende studies is dat een team bestaande uit 4 tot 8 werknemers optimaal is voor de productiviteit. Deze kleine teams hebben een 30-50% hogere productiviteit dan teams met meer dan 10 leden. Dit is vooral te wijten aan de toenemende overhead in communicatie binnen grotere teams. Teams met minder dan 4 werknemers daarentegen hebben over het algemeen te weinig verschillende inzichten om tot goede oplossingen te komen en zijn daarom ook niet optimaal.

6. Wat is de meest productieve werkomgeving?

Het antwoord op deze vraag is heel duidelijk: zet het complete team bij elkaar in een afgesloten ruimte. Dit kan leiden tot een productiviteitsverhoging van 100%. Belangrijke factoren die hieraan bijdragen zijn de snelle communicatie, betere oplossingen voor problemen en minder verstoringen van buitenaf.

7. Hoe om te gaan met verschillende disciplines?

Indien een project samenwerking vereist tussen meerdere disciplines, zoals ontwikkelaars en designers, dan is het aan te bevelen om deze disciplines samen te brengen in één team. In het begin kan het afstemmen van de manier van werken wat tijd kosten, maar uiteindelijk komen crossfunctionele teams tot betere oplossingen. Ook leidt het tot minder externe verstoringen en zorgt het ervoor dat teamleden kunnen focussen op een specifieke taak. Multi-tasken leidt namelijk tot 15% productiviteitsverlies en dient voorkomen te worden.

8. Met wat voor team capaciteit moet gepland worden?

Het blijkt dat plannen met 80% productiviteit de beste resultaten oplevert. Als je plant met 100% dan is er geen ruimte meer voor creativiteit. Verder gaat de 20% die overblijft niet verloren: gemotiveerde werknemers gebruiken ook die tijd nuttig, bijvoorbeeld door met nieuwe ideeën te komen of processen te verbeteren. Hierdoor kan uiteindelijk meer gedaan worden in minder tijd, waardoor het netto effect zeer positief kan zijn. Dus in plaats van sturen op 100% productiviteit moeten creativiteit en lange termijn denken gefaciliteerd en gestimuleerd worden.

Conclusie

Zonder compleet te zijn is bovenstaande een aardige verzameling van lessen uit verschillende experimenten. Wellicht helpen deze tips of zoals de auteur van de presentatie zo mooi zegt: “8 productivity experiments you don’t need to repeat”.